Onze naam in teksten
In teksten schrijven we de naam ‘Keyrail’ altijd als één woord, geen streepje of spatie plaatsen tussen de twee delen. In kleine letters met aan het begin een hoofdletter K.



Zetwijze
Zet teksten in vrije (of Engelse) regelval, vul teksten nooit uit. Ook niet bij meerdere kolommen op een pagina. Niet inspringen bij het begin van nieuwe alinea’s. Gebruik witregels om een lange tekst inzichtelijk te houden.


Woordafbrekingen
Vermijd woordafbrekingen zo veel mogelijk. Breek alleen lange, samen¬gestelde woorden af op de samenstellende delen. Voor en achter de afbreking moeten minimaal vier lettertekens staan. We breken niet af:

• in afkortingen, getallen en bedragen;
• tussen titels, voorletters en de rest van de naam;
• tussen de medeklinkercombinaties ‘ng’ en ‘nk’ (om reden van uitspraak);
• vóór het achtervoegsel ‘lijk’;
• op onlogische plaatsen in woordsamenstellingen (railver- binding).

 
Opsommingen
Opsommingen geven we aan met ronde bullets of met cijfers:

• de bullets en cijfers staan in de linkerkantlijn;
• achter de cijfers geen punt plaatsen;
• Een opsomming binnen een opsomming wordt voorafgegaan door horizontale lijntjes;
• de tekst (eerste en volgende regels) springt in met een hele (12 mm) of halve (6 mm) stramienkolom;
• achter elk deel van de opsomming in principe een puntkomma, behalve bij de laatste die een punt krijgt.

 
Nummeringen
Achter nummers van hoofdstukken en paragrafen plaatsen we geen punten, wel tussen het nummer van een hoofdstuk en een paragraaf:
4 Hoofdstuktitel
4.1 Paragraaftitel
4.1.1 Subparagraaftitel

De koppen staan linkslijnend in de kantlijn, springen niet in. Bij meer dan drie niveaus krijgt een rapport een ambtelijk karkater. Geef daarom eventuele kopjes binnen een subparagraaf geen nummer.

Punten
We plaatsen geen punten achter kopjes of op zichzelf staande teksten. Tussen de voorletters van persoonsnamen en binnen een bankrekeningnummer plaatsen we punten zonder spaties. Achter verkortingen van titels komt altijd een punt: mr., dr.
 
Afkortingen
Afkortingen vermijden we zoveel mogelijk. Lange namen die veelvuldig voorkomen in teksten mogen worden verkort maar schrijf de naam wel voluit bij de eerste keer dat hij voorkomt. Let bij het gebruiken van afkortingen op de juiste spelling en het gebruik van hoofdletters en punten: ANWB in plaats van A.N.W.B.
 
Aanhalingstekens
Keyrail gebruikt ‘enkele’ superieuren (bovenin) als aanhalingstekens (Engelse methode: 6-9). ‘Binnen een aanhaling worden citaten onderscheiden met “dubbele” aanhalingstekens, ook bovenin geplaatst’.
 
Datum en tijd
Data schrijven zoveel mogelijk voluit: 15 juli 2007. Wanneer data numeriek moeten worden geschreven hanteert Keyrail deze volgorde: dd-mm-jjjj, gescheiden door een divisie, een kort streepje dus, zonder spaties.
Aanduidingen van tijd schrijven we zo: 8.30 - 12.00 uur.

Telefoon- en faxnummers
Keyrail schrijft telefoon- en faxnummers als volgt:

• 078 - 677 75 30; in adressen: T 078 - 677 75 30;
• 06 - 12 34 56 78; in adressen: M 06 - 12 34 56 78;
• in internationale communicatie: +31 78 677 75 30.

 
Getallen en bedragen
In lopende teksten schrijven we de getallen tot en met twintig voluit, de getallen boven de twintig geven we weer in cijfers.
Bij getallen en bedragen maken we duizendtallen kenbaar door middel van een punt (1.000). Decimalen worden onderscheiden door middel van een komma (1.000,00). In Engelstalige teksten worden de punt en komma in getallen precies andersom toegepast: 1,000.00.
In tabellen kan bij bedragen in hele euro’s ook een divisie worden geplaatst achter de komma: € 1.000,-.
Valuta-aanduidingen schrijven we met het euroteken (Cntr+Alt+5) vóór het bedrag, tussen het euroteken en het bedrag een spatie. In lopende tekst en wanneer het euroteken niet beschikbaar is, vermelden we bedragen als: 1.000 euro, voluit en in kleine letters. Zorg ervoor dat een tekstregel niet wordt afgebroken tussen het valutateken en het bedrag.
 
Maten
Gebruik de officiële verkortingen voor de meeste gebruikte maten: m voor meter; cm voor centimeter; mm voor millimeter. Altijd zonder punt achter de aanduiding. Tussen het ervoor staande getal en de aanduiding plaatsen we een spatie.
Vierkante of kubieke meters geven we aan met superieure cijfers (bovenin) achter het getal, zonder spatie tussen de aanduiding en het superieure getal: 100 m2 en 1.000 m3.
 
Percentages en promillages
Percentages en promillages geven we weer door de tekens % en ‰, tussen deze tekens en het getal ervoor komt geen spatie.

Bankrekeningnummers
Bankrekeningnummers bestaan uit een combinatie van negen cijfers (drie maal twee en eenmaal drie cijfers), gescheiden door punten: 12.34.56.789

Postcode
De postcode bestaat uit vier cijfers, een spatie en twee hoofdletters. Alleen in de adressering van correspondentie plaatsen we tussen de postcode en de plaatsnaam (in hoofdletters) twee spaties.

Noten
Als er slechts één noot voorkomt, gebruiken we een asterisk* (sterretje). Bij meerdere verwijzingen in de tekst zijn dit superieure1 cijfers. Plaats de uitleg zoveel mogelijk op dezelfde pagina.

Bankrekeningnummers
Bankrekeningnummers bestaan uit een combinatie van negen cijfers (drie maal twee en eenmaal drie cijfers), gescheiden door punten: 12.34.56.789

Postcode
De postcode bestaat uit vier cijfers, een spatie en twee letters in kapitalen. Alleen in de adressering van brieven plaatsen we tussen de cijfers en de letters twee spaties.

Noten
Als er slechts één noot voorkomt, gebruiken we een asterisk* (sterretje). Bij meerdere verwijzingen in de tekst zijn dit superieure1 cijfers. Plaats de uitleg zoveel mogelijk op dezelfde pagina.

Schrijfstijl en -toon
Keyrail wil in haar schriftelijke uitingen de kernbegrippen van haar identiteit en huisstijl onderstrepen.
Hou daarom bij het schrijven van correspondentie deze begrippen in je achterhoofd en probeer ze waar mogelijk te laten doorklinken in de tekst:
 

• Integer: wat we communiceren is altijd correct,
• Samenwerkend: we richten ons in correspondentie tot de lezer,
  spreken hem/haar op persoonlijke wijze toe
• Ondernemend: dit brengen we tot uitdrukking via een actieve
  wijze van zinsbouw en
• Klantgericht:

Draag Keyrail uit
Schrijf teksten met in je achterhoofd de kernbegrippen die Keyrail wil uitdragen:

• Integer
• Samenwerkend
• Ondernemend
• Klantgericht

Schrijf begrijpelijk
De taal die je hanteert in schriftelijke communicatie draagt bij aan het beeld van Keyrail bij de lezer. Het taalgebruik dient dan ook begrijpelijk en direct te zijn. De tekst mag geen nevel leggen rond de producten of dienstverlening waarover wordt geïnformeerd. Duidelijkheid dient k onszelf. Een begrijpelijk geformuleerde brief of folder voorkomt misverstanden.
De belangrijkste regel: de ontvanger is uitgangspunt. Probeer bij het samenstellen van informatie in de schoenen te gaan staan van de ontvanger. Wat moet hij/zij weten? Beschikken ze over voldoende achtergrondkennis? Zo niet, dan heeft het weinig zin om met de deur in huis te vallen. Dan moet eerst de achtergrond worden verduidelijkt. Die moet in een voor de ontvanger logische volgorde worden geplaatst.

Schrijf direct
We spreken de lezer in directe vorm aan en altijd namens Keyrail. Dat doen we met ‘u’ in plaats van ‘je’. De doelgroepen van Keyrail bestaan immers voor een belangrijk deel uit zakelijke relaties. En we hanteren de ‘wij-vorm’, ‘ik’ gebruiken we nooit. Het is immers Keyrail die zich tot de ontvanger richt. We schrijven ‘u heeft’ (derde persoon) en niet ‘u hebt’ (tweede persoon).

Schrijf zakelijk
Zakelijk betekent niet formeel maar gaat vooral over duidelijkheid. Zakelijk mag ook gelezen worden als ‘bondig’. Maak informatie niet langer dan noodzakelijk is. Vermijd in correspondentie ambtelijk taalgebruik en overbodige openings- en afsluitingszinnen. ‘Wij namen met belangstelling kennis van . . .’ of ‘Wij bevestigen de ontvangst van . . .’ zijn steriele openingszinnen want dat spreekt allemaal vanzelf. Is een openingszin nodig (maar vaak is dat niet het geval) beperk deze dan tot eenvoudige formuleringen zoals ‘In antwoord op uw brief delen wij u mee . . .’. ‘Verwijzen naar’ en ‘refereren aan’ zijn vaker overbodig dan gedacht. Overbodig zijn ook tal van afsluitingszinnen. ‘Inmiddels verblijven wij . . .’ kan rustig worden gemist. Wel zinvol kunnen afsluitende zinnen zijn zoals: ‘Wij nemen aan u met deze gegevens van dienst te zijn’. Het afsluiten van correspondentie mag best onomwonden gebeuren; dat kan vaak helemaal geen kwaad.

Vermijd voorzetseluitdrukkingen
‘Met betrekking tot’ of ‘in het kader van’ geeft teksten een omslachtig en ambtelijk karakter. Meestal kun je uitdrukkingen vervangen door één woord:

Schrijf bondig
Lange zinnen zijn moeilijk leesbaar. Zinnen die vijftien woorden of minder tellen maken de beste kans goed te worden begrepen. Hak mededelingen hardhandig in stukken. Voegwoorden (terwijl, alsmede, mits, hetgeen wil zeggen, enz.) kunnen best worden gemist. Bijzinnen kunnen vaak even goed hoofdzinnen worden. Hetzelfde geldt voor lange tussenvoegingen. Zet niet teveel werkwoorden achter elkaar (‘zouden overgeboekt willen zien’).

Schrijf in positieve vorm
Vermijd negatief opgebouwde zinnen. Een zin als: ‘Het is niet de bedoeling dat geen . . .’ is met weinig hoofdbrekens om te bouwen in een positieve richting. Het resultaat is: minder misverstanden bij de ontvangers én bij Keyrail zelf.

Schrijf eigentijds
Gebruik geen ouderwetse uitdrukkingen of algemeenheden waarbij de lezer zich niets kan voorstellen. We schrijven modern Nederlands. Zonder modernismen, maar wel in gewone begrijpelijke spreektaal.

Schrijf in actieve vorm
Schrijf de boodschap zoveel mogelijk in een actieve en persoonlijke vorm. Richt je tot de lezer maar niet te vaak. Gebruik niet onnodig de lijdende vorm. Een zin als ‘Dit uitstel wordt door ons niet geaccepteerd’ is nog altijd moeilijker leesbaar dan een zin die zegt: ‘Wij accepteren dit uitstel niet’. Als je teveel ‘worden’ gebruikt geeft dat de tekst een afstandelijke toon. Bovendien maakt het de teksten vriendelijker als je de actieve vorm gebruikt.

Schrijf eenvoudig
Gebruik eenvoudige woorden, vermijd moeilijke woorden, ga altijd uit van van het onderste niveau van de doelgroep bij het schrijven. Vaktermen die tussen ingewijden de communicatie versnellen, zijn vaak geheimtaal voor buitenstaanders. Zoek naar eenvoudige synoniemen of leg ze uit:

Vermijd formele termen
Vermijd hoogdravende taal en vermijd formele woorden. Liever ‘deze’ dan ‘onderhavige’, liever ‘zenden’ dan ‘doen toekomen’. ‘Restitutie’ is’ ‘terugbetaling’ en ‘Wij willen u verzoeken’ klinkt bombastisch, ‘wij verzoeken u’ heel gewoon.

Schrijf in de juiste toon
Denk ook aan de toonzetting. ‘U moet’ is wel erg hard. ‘Wilt u’ klinkt al heel anders. ‘Wij verzoeken u vriendelijk’ (of ‘dringend’, afhankelijk van de situatie) is hetzelfde als ‘U gelieve’, maar wel een stuk plezieriger.

Vermijd de naamwoordstijl
Er is sprake van naamwoordstijl als werkwoorden gebruikt worden als zelfstandig naamwoord.
Dus niet: ‘Het aanvragen van informatie kunt u telefonisch doen’.
Maar: ‘U kunt telefonisch informatie aanvragen’.

Gebruik leestekens
Gebruik leestekens (komma, punt, puntkomma, dubbele punt, gedachtestreepjes) waar het nemen van een adempauze de ontvangers kan helpen de mededeling te bevatten. Tel het aantal leestekens in een zin; zijn het er teveel, zie dat dan als aanleiding voor het in stukken hakken van die zin.

Schrijf in voorkeursspelling
De officiële voorkeursspelling volgens de ‘Officiële Woordenlijst der Nederlandse Taal’ (het groene boekje) heeft ook de voorkeur van Keyrail.